Shadow IT: cómo controlar lo que no sabés que existe
En un mundo donde las herramientas digitales están a un clic de distancia, el área de IT ya no es la única que toma decisiones tecnológicas dentro de una organización. Colaboradores de marketing, finanzas, ventas o cualquier área pueden contratar, instalar o utilizar software sin pasar por los canales formales. A esto se le conoce como Shadow IT.
Y lo más preocupante es que no podés proteger lo que no sabés que existe.
¿Qué es exactamente el Shadow IT?
Se llama Shadow IT a todo uso de sistemas, software o dispositivos sin la aprobación (ni conocimiento) del área de tecnología.
Ejemplos comunes:
- Un equipo de marketing que paga una suscripción a una herramienta de diseño sin informar a IT.
- Uso de servicios de almacenamiento personal (como Google Drive o Dropbox) para compartir documentos corporativos.
- Descarga de software gratuito desde fuentes no oficiales.
- Aplicaciones móviles instaladas en dispositivos corporativos sin autorización.
Este fenómeno crece por varias razones: la necesidad de inmediatez, la facilidad de acceso a herramientas online, el trabajo remoto y, a veces, la percepción de que IT “demora todo”.
¿Por qué es un problema serio?
Aunque muchas veces nace de una buena intención (ser más productivo, resolver un problema), el Shadow IT puede traer consecuencias graves:
1. Riesgos de seguridad
Las herramientas no autorizadas no siguen las políticas de seguridad de la empresa. Pueden tener vulnerabilidades, malas prácticas de encriptación o incluso ser maliciosas.
2. Pérdida de control de los datos
No sabés dónde se almacenan los datos, quién tiene acceso o si se hacen respaldos adecuados. Esto puede generar violaciones a normativas como GDPR o ISO 27001.
3. Costos ocultos y duplicación de gastos
Se pueden estar pagando licencias por fuera del radar, o tener múltiples soluciones para la misma función.
4. Fragmentación operativa
La proliferación de herramientas desconectadas entre sí dificulta la integración, estandarización y soporte técnico.
¿Cómo detectar el Shadow IT?
1. Mapeá tu entorno real
No solo lo que “está en el inventario”, sino lo que se usa de verdad. Esto se logra con:
- Herramientas de descubrimiento de red.
- Análisis de tráfico (proxy, firewall, CASB).
- Encuestas internas y entrevistas.
2. Auditá el uso de SaaS y licencias
Existen plataformas que te permiten escanear qué aplicaciones SaaS están siendo accedidas por los usuarios desde sus navegadores.
- Implementá políticas claras de uso
A veces, los colaboradores usan herramientas no autorizadas porque no saben qué pueden (o no pueden) usar. Documentar y comunicar una política clara de tecnología ayuda mucho.
¿Cómo controlar el Shadow IT sin frenar la innovación?
El objetivo no es perseguir ni bloquear todo, sino equilibrar la seguridad con la agilidad. Algunas acciones clave:
1. Colaborar, no castigar
Trabajá con las áreas para entender por qué usan ciertas herramientas. Muchas veces, son soluciones a necesidades reales que IT puede ayudar a formalizar.
2. Ofrecer alternativas aprobadas
Tener un catálogo de aplicaciones permitidas, con procesos ágiles de onboarding, reduce el incentivo de buscar fuera.
3. Incluir a IT en decisiones tempranas
Si los equipos sienten que IT acompaña en lugar de frenar, habrá más confianza y transparencia.
4. Automatizar monitoreo y respuesta
Soluciones como CASB (Cloud Access Security Broker) o herramientas de gestión de endpoints ayudan a controlar el uso no autorizado sin intervención manual constante.
Conclusión: lo invisible también es un riesgo
El Shadow IT no es un enemigo a eliminar, sino una realidad a gestionar. Ignorarlo puede costar caro. Entenderlo, medirlo y controlarlo con inteligencia te permite proteger tus activos, cumplir con normativas y mantener la flexibilidad operativa que los equipos necesitan.
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